Today we will talk about the Event and Event Organizer. What is it for? Why do you need event organizer?

วันนี้เรามาทำความเข้าใจเรื่องของ Event และ Event Organizer กันนะครับ

Table of contents

What is the Event for?

อะไรคืออีเว้นท์? แล้วมีไปเพื่ออะไร?

Event ถ้าแปลตรงตัวก็คือเหตุการณ์ ซึ่งในที่นี้ เหตุการณ์ต่างๆ ที่ถูกจัดให้เป็นอีเวนท์ มีที่มาที่ไปจากวัตถุประสงค์ทางการตลาด เพื่อทำการประชาสัมพันธ์สิ่งต่างๆ ให้กับกลุ่มเป้าหมาย

งานเปิดตัวสินค้า วัตถุประสงค์ก็เพื่อทำการประชาสัมพันธ์ว่ามีการผลิตสินค้าชนิดใหม่ออกสู่ตลาด หรือต้องการเพิ่มความรู้จักและกระตุ้นยอดขาย

งานแต่งงาน วัตถุประสงค์ก็เพื่อทำการประชาสัมพันธ์ว่าคนสองคนจะใช้ชีวิตร่วมกันจากนี้ตลอดไป

งานสัมมนา วัตถุประสงค์ก็เพื่อทำการรวมกลุ่มคนที่สนใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง มาเพื่อรับข้อมูลประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับเรื่องนั้น ไม่ว่าจะเป็นสัมมนาทางวิชาการ สัมมนาการขาย สัมมนาภายในองค์กร ฯลฯ

จะเห็นได้ว่า วัตถุประสงค์หลักๆ ของทุกงานอีเวนท์คือความต้องการประชาสัมพันธ์ ดังนั้น ไม่ว่าจะเป็นการประชาสัมพันธ์ในรูปแบบใด ก็ถือว่าเป็นอีเว้นท์ทั้งสิ้น

ประเภทหลักๆ ของงานอีเวนท์ สามารถแบ่งแยกได้ตามหมวดหมู่หลักๆ ดังนี้ครับ^[1]

• Web-based events: นี่คือประเภทงานออนไลน์ เช่น Webinars (มีลักษณะแบบโต้ตอบ), Webcasts (รูปแบบการบรรยาย) และ Hangouts (การอภิปรายหน้ากล้อง) ซึ่งเป็นตัวเลือกที่ละเมียดละไมให้กับนักการตลาด งานออนไลน์ที่มีขนาดใหญ่กว่า เช่น งานแสดงสินค้าเสมือนจริงในอินเทอร์เน็ต นำเสนอให้แก่ผู้เข้าชมและผู้สนับสนุน โดยไม่ต้องใช้เวลาเดินทางและวางแผนการขนส่งของในงานแสดงสินค้าจริง
• Trade shows: งานแสดงสินค้ามักเป็นงานที่จัดขึ้นโดยมีธีมเฉพาะ เจ้าของบูธและผู้สนับสนุนจะแข่งขันกันเพื่อดึงความสนใจจากผู้เข้าชมและสื่อมวลชน การเข้าร่วมงานดังกล่าวจะเป็นไปตามหลักการว่าผู้ซื้อที่มีศักยภาพจะมาเยี่ยมชมงานแบบนี้ และจะมีความพยายามในการสร้างสรรค์เพื่อช่วยให้ผู้ขายพบกับผู้ซื้อที่เป็นตัวเลือกได้ในงานนั้นๆ
• Live events: Live events ถูกออกแบบขึ้นเพื่อใช้ในกิจกรรมก่อนทำการขายหรือเป็นกิจกรรมที่เน้นลูกค้าหลังการขาย ไม่ว่าจะเป็นการสร้างความต้องการเริ่มต้น สร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าในอดีต หรือเพิ่มความมูลค่าให้กับลูกค้าที่มีอยู่แล้ว กำหนดการสำหรับ Live events เหล่านี้จะอยู่ภายใต้การควบคุมขององค์กรที่จัดงาน
• Customer conferences: งานเหล่านี้มักเป็นงานหลายวัน แต่ก็มีโอกาสจัดงานแบบวันเดียวได้ การประชุมลูกค้าช่วยเสริมสร้างความภักดีในลูกค้าปัจจุบัน (Brand Loyalty) และให้ความรู้เกี่ยวกับสิ่งที่ใหม่ องค์กรผู้จัดงานจะควบคุมทั้งเนื้อหาและผู้เข้าร่วมงาน
• Sponsorship/reward events: งานประเภทนี้จะพึ่งพากิจกรรมภายนอกบุคคลที่สาม (เช่นกีฬา วัฒนธรรม เป็นต้น) หรือสถานที่/กิจกรรมที่ให้รางวัลเป็นตัวเปิดตัวเพื่อสร้างความสำเร็จในงาน
• Channel events: งานประเภทนี้เน้นในการสนับสนุนช่องทางทางธุรกิจ งานที่เน้นไปที่ภายนอก อาจจะถูกจัดขึ้นหรือสนับสนุนโดยซัพพลายเออร์เพื่อเลือกตั้งพันธมิตรในช่องทางของตน อีกทางเลือกหนึ่งคือสำหรับงานที่เน้นไปที่ภายในองค์กร ซัพพลายเออร์อาจเชิญช่องทางของตนเพื่อเข้าร่วมงาน

Why do you need Event Organizer?

แล้วทำไมเราต้องมีผู้จัดอีเวนท์ หรือออแกไนเซอร์ด้วยล่ะ?

อีเวนท์ทุกประเภทที่กล่าวมาข้างต้น เป็นช่องทางในการประชาสัมพันธ์ทั้งสิ้น ส่วนใหญ่เพื่อเน้นให้เกิด Brand Racognition, Brand Awareness และ Brand Loyalty ซึ่งการจัดงานต่างๆ ล้วนมีความยากและวุ่นวาย และปัญหาเกิดขึ้นในงานทั้งสิ้น

การเลือกออแกไนเซอร์ (Event Organizer) ผู้เชี่ยวชาญจึงเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องให้ความสนใจ เพราะเนื่องจากออแกไนเซอร์มืออาชีพจะเข้าใจงาน / สินค้า / องค์กรของคุณได้ดีแล้ว วัตถุประสงค์ในการจัดงานของคุณก็จะลุล่วง เนื่องจากมืออาชีพทำงานโดยมีพื้นฐานอยู่ที่การหาข้อมูลและทำการวิเคราะห์ / วิจัยเพื่อให้การออกแบบกิจกรรมในอีเวนท์ทั้งหมด สอดคล้องและส่งผลตอบรับที่ดีต่อองค์กรของคุณในทุกด้าน

ลักษณะสำคัญของออกแกไนเซอร์ที่ดี

• เป็นผู้ฟังที่ดี รับทราบความต้องการทั้งหมดของลูกค้า และพร้อมที่จะปฏิเสธลูกค้าในทันทีถ้าหากสิ่งที่ถูกร้องขอ ไม่เป็นผลดีต่อวัตถุประสงค์ของการจัดงาน
• เป็นนักค้นคว้าที่ดี เมื่อได้ข้อมูลสิ่งที่ต้องการจากผู้ว่าจ้างหรือลูกค้าแล้ว การทำการบ้านเป็นสิ่งสำคัญของออแกไนเซอร์มืออาชีพ เพื่อตอบโจทย์และสามารถคุยกับลูกค้าได้ และเพิ่มความเข้าใจและสามารถคาดเดาปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการเตรียมรับมือเพื่อให้งานลื่นไหล
• เป็นผู้มีความคิดสร้างสรรค์ สามารถนำเสนอการออกแบบกิจกรรมที่จะได้รับการตอบรับที่ดีจากผู้เข้าร่วมงาน และช่วยประหยัดเวลาให้กับผู้ว่าจ้าง
• เป็นนักบริหารเวลาที่ดี การกำหนดระยะเวลา (Timeline) ในการจัดลำดับงานต่างๆ ถือเป็นเรื่องสำคัญ ถ้าออแกไนเซอร์ไม่มีการบริหารเวลาและกำลังคนได้ดีพอ จะทำให้งานเกิดความผิดพลาดและไม่ประสบความสำเร็จ

ขอแนะนำ 79 ART STUDIO ให้เป็นหนึ่งในตัวเลือกของคุณ เราสามารถจัดงานให้คุณได้ทุกขนาด ตั้งแต่งานขนาดเล็กไปจนถึงงานขนาดใหญ่มากระดับทวีป เรามีความมุ่งมั่น และเป็นมืออาชีพในการจัดงาน ที่จัดงานในสายงานการจัดอีเวนท์มากว่า 10 ปี

FAQ

ผมได้ไปเขียนบรรยายให้กับสมาชิกท่านนึงในกระทู้นี้ เป็นที่มาของบทความนี้ครับ : https://pantip.com/topic/36106193/comment3

Reference:

1. Event Types: The What and the Why, Julian Archer, VP, Principal Analyst, FEB 24 2015
   https://www.forrester.com/blogs/event-types-the-what-and-the-why/